Entendido el proceso de Autoevaluación como una revisión integral, continua, sistemática y organizada que hace la Universidad de sí misma; debe contar con la amplia participación de los miembros de la comunidad universitaria y la articulación permanente de las diferentes unidades académico-administrativas que faciliten el trabajo en equipo, el estudio permanente de los grupos, la discusión de criterios generales y la toma de decisiones frente al proceso.
Para la orientación de este proceso, y teniendo en cuenta la complejidad institucional, se definió el siguiente esquema organizacional el cual contempla diferentes niveles de responsabilidades:
Tendrá a cargo el direccionamiento estratégico del aseguramiento de la calidad académica; sus funciones específicas son:
- Diseñar políticas frente al aseguramiento de la calidad institucional.
- Establecer directrices para organizar y coordinar el proceso de Autoevaluación institucional y de programas.
- Definir las responsabilidades académicas de los docentes que participen en el proceso de autoevaluación.
- Analizar y avalar los informes finales del proceso de autoevaluación, presentados por el Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación.
- Velar por el cumplimiento de los planes de mejoramiento y sostenibilidad producto del proceso de autoevaluación tanto de programas como de la institución.
- Organizar la consecución y ejecución del recurso económico previsto en el presupuesto para el desarrollo de la propuesta de autoevaluación.
Es un organismo asesor de los Consejos Académico y Superior para el fomento, desarrollo y ejecución de las políticas de Autoevaluación y Acreditación de la Universidad de los Llanos. Sus principales funciones son las siguientes:
- Promover la búsqueda permanente, efectiva y concreta de la excelencia académica y proponer los mecanismos adecuados para su logro.
- Promover, sustentar y garantizar la validez y coherencia de las propuestas que fortalezcan el desarrollo de la autoevaluación.
- Establecer los parámetros, definir las variables y preparar los instrumentos y orientaciones para adelantar la autoevaluación de conformidad con las políticas nacionales de acreditación, certificación de calidad y las normas institucionales vigentes.
- Establecer estrategias que permitan agilizar y dinamizar los procesos de autoevaluación de los programas.
- Definir los mecanismos necesarios para lograr la participación activa de toda la comunidad académica en los procesos de autoevaluación y acreditación.
- Presentar a los Consejos Académico y Superior, las propuestas e informes que resulten de los procesos de autoevaluación y acreditación.
- Propender porque se mantenga actualizado el archivo documental que permita el acceso permanente de la información y sirva de apoyo al estudio, análisis, elaboración y difusión de materiales sobre autoevaluación y acreditación.
- Sugerir ante las instancias directivas de la Universidad, propuestas de ajustes, reformas y/o regulaciones sobre aspectos que lo demanden y sobre aquellos aspectos identificados como carentes, deficientes y/o débiles, en los procesos del aseguramiento de la calidad académica.
- Actualizar permanentemente el modelo institucional en el marco del proceso del Aseguramiento de la Calidad Académica para su aval en el Consejo Académico.
- Proponer los pares amigos evaluadores requeridos en la revisión de documentos finales conducentes a la obtención o renovación de registro calificado de programas, acreditación o reacreditación de alta calidad de programas y acreditación institucional.
- Presentar y proponer al Consejo Académico y al Consejo Superior las propuestas reglamentarias que requiera el funcionamiento del Sistema de Aseguramiento de la Calidad Académica.
- Presentar al Consejo Académico, una propuesta de plan de mejoramiento institucional anual, con el propósito de articularla con el presupuesto anual de la Institución, para asegurar su ejecución.
Encargado de asesorar permanentemente a los diferentes grupos de trabajo, coordinar el desarrollo del proceso, velar por el cumplimiento de las responsabilidades de personas y grupos de trabajo. Sus funciones son las siguientes:
- Asesorar y acompañar los procesos conducentes a la obtención de registro calificado de programas, acreditación de alta calidad de programas y a la acreditación institucional.
- Acompañar y asesorar en forma permanente a los distintos programas curriculares y las instancias correspondientes, en el proceso de implementación y desarrollo de los modelos institucionales.
- Acompañar a las distintas unidades académico-administrativas de la Universidad en la formulación de planes de mejoramiento, derivados de los procesos de autoevaluación.
- Sistematizar y alimentar permanentemente los procesos inmersos en el aseguramiento de la calidad académica.
- Mantener informada a la comunidad universitaria sobre los lineamientos, procedimientos y modelos adoptados por la Universidad, en torno a los procesos de aseguramiento de la calidad académica, así como de los resultados generados en los ejercicios de autoevaluación y evaluación externa.
- Proponer y acompañar a los grupos de autoevaluación de programas, en el diseño de instrumentos para recolección de información (encuestas, entrevistas, talleres, etc.).
- Establecer un proceso de retroalimentación permanente con los equipos de trabajo de cada programa.
- Radicar y registrar la creación de nuevos programas ante el Ministerio de Educación Nacional, la renovación del registro calificado de programas en funcionamiento; igualmente radicar en CNA los programas para Acreditación de Calidad o Reacreditación.
- Velar por la eficiencia del proceso y la continuidad del mismo, en todos los programas académicos y en la Universidad.
- Mantener el contacto permanente con el CNA para efectos de asesoría y orientación general del trabajo de Autoevaluación.
- Revisar y emitir concepto sobre propuestas, documentos e informes parciales y finales elaborados por los grupos de autoevaluación de programas, grupos de trabajo e instancias académicos-administrativas, en torno a aspectos inherentes al proceso del aseguramiento de la calidad académica
Constituyen el equipo básico de trabajo responsable de desarrollar el proceso de autoevaluación del respectivo programa, de acuerdo con el modelo adoptado por la Universidad y el cronograma de trabajo que defina el Comité de Autoevaluación y Acreditación.
El Grupo de Autoevaluación de Programa GAP/GAR, estará integrado por:
- El Director del Programa
- Un (1) profesor del Programa con experiencia en procesos de autoevaluación
- Un (1) profesor del Programa destacado en funciones misionales
- El representante de los estudiantes en el Comité de Programa
Son los responsables de desarrollar el proceso de Autoevaluación en cada programa de acuerdo con la metodología y cronograma de trabajo establecido para tal fin. De igual forma realizar y presentar los informes parciales y finales al Comité de Acreditación Institucional. El Grupo de Autoevaluación de Programa tendrá bajo su responsabilidad las siguientes funciones:
- Elaborar el plan de trabajo del proceso de autoevaluación que debe surtir, de acuerdo con los lineamientos que para tal efecto establezca el Comité de Autoevaluación y Acreditación Institucional.
- Realizar y presentar informes parciales y finales al Comité de Autoevaluación y Acreditación Institucional, respecto del desarrollo del proceso de autoevaluación.
- Aplicar los instrumentos de recolección de información asociados a los distintos factores objeto de análisis y procesar la información obtenida a la luz de los criterios del CNA y el Decreto 1295 de 2010, los referentes conceptuales internos y externos del proceso y el modelo de ponderación establecido.
- Organizar la información documental requerida como soporte del proceso.
- Analizar la información obtenida a la luz de los criterios del CNA y el Decreto 1295 de 2010 y los referentes conceptuales internos y externos del proceso.
- Mantener permanente comunicación con la Oficina de Aseguramiento de la calidad académica y con el Comité de Autoevaluación y Acreditación Institucional.
- Elaborar y presentar al Comité de Autoevaluación y Acreditación Institucional, el informe final de Autoevaluación del programa para su respectiva evaluación y concepto, previa revisión y aval del Comité de Programa y del Consejo de Facultad respectivo.
- Elaborar Planes de Mejoramiento de acuerdo con los resultados de la Autoevaluación del Programa.
- Liderar acciones de mejoramiento que sean de competencia del programa.
- Establecer dinámicas de sensibilización con la comunidad académica, acerca de los procesos de autoevaluación.
- Suministrar a los pares, la información requerida durante el proceso de evaluación externa.